Tại sao có người tập trung để giải quyết rất nhiều công việc nhưng vẫn có thời gian dành cho những người mình quan tâm, nhưng vẫn còn đó rất nhiều người luôn kêu bận bịu thiếu thời gian nhưng hiệu suất công việc lại không cao? Vấn đề thì rất nhiều, nhưng quan trọng nhất vẫn là sự tập trung. Do đó, Tập trung là thứ vũ khí lợi hại nhất giúp bạn hoàn thành mọi mục tiêu.
Không khó như bạn nghĩ, sự tập trung có thể rèn luyện bằng những thói quen đơn giản hằng ngày. Bên cạnh đó, tập trung cũng có những thủ thuật để bạn có thể lấy lại sự tập trung ngay tức khắc.
Trong chủ đề này, mình xin chia sẻ đến các bạn hai phần để rèn luyện sự tập trung mà mình đã tham khảo và áp dụng cho bản thân rất thành công. Đó là: Những thói quen tạo nên sự tập trung và những thủ thuật lấy lại sự tập trung. Cùng đến với phần 1 của bài viết nhé.

I. Những thói quen tạo nên sự tập trung
1. Làm một việc tại một thời điểm
Bạn biết không, tập trung trong tiếng Anh có nghĩa là focus. Một điều thú vị, focus là cấu thành bởi các từ: Follow one course until successful (theo đuổi một mục tiêu cho tới khi thành công).
Theo nghiên cứu của các nhà khoa học về não bộ và thần kinh, não của chúng ta sinh ra về bản chất sẽ giải quyết được rất nhiều công việc cùng lúc. Tuy nhiên đó là ở các tầng khác nhau (ý thức, tiền ý thức, vô thức). Còn ở tầng ý thức, (tầng được chúng ta sử dụng khi còn tỉnh táo) ta chỉ có thể giải quyết tốt nhất là một việc tại thời điểm đó. Chắc bạn sẽ nhớ lại có những lần bản thân đã giải quyết rất nhiều việc cùng lúc đúng không? Có thể đó là những việc giải quyết nhanh gọn và không cần nhiều sự tập trung, cũng có thể nếu tập trung thì hiệu suất của bạn sẽ cao hơn. Cái đó chỉ bạn mới có thể tự thẩm định lại.
Một cô gái vừa lái xe vừa nghe điện thoại và bị tai nạn là điều không thể tránh khỏi. Một sinh viên vừa học vừa chat cùng bạn bè khả năng sẽ mất nhiều thời gian cho việc học hơn (trường hợp môn đó cần học cá nhân). Vừa giao tiếp với một ai đó mà đầu óc nghĩ vẩn vơ thì bị đối phương không có thiện cảm là điều dễ xẩy ra.
Một số câu nói nổi tiếng về sự tập trung một việc tại một thời điểm:
“Nếu cùng lúc đuổi theo hai con thỏ thì bạn sẽ chẳng bắt được con nào” (khuyết danh).
“Chiến binh thành công là một người bình thường với một sự tập trung như tia laze” (Huyền thoại võ thuật Lí Tiểu Long)
Do đó hãy tập cho mình thói quen tập trung vào một việc tại một thời điểm nhé.
2. Loại bỏ các tác nhân gây rối
Đôi lúc, sự tập trung của chúng ta bị quấy nhiễu bởi các tác nhân bên ngoài. Tuy nhiên, nói cho cùng, chúng ta mới là người quyết định “số phận” những yếu tố quấy nhiễu đó đúng không.
– Hãy ngắt kết nối internet hoặc đặt chế độ im lặng của những thiết bị điện tử nếu công việc đó không dính dáng tới nó
– Dọn dẹp góc làm việc thật ngăn nắp để khỏi bị chú tâm bởi những đồ vật linh tinh hay những vụn rác
– Cho tất cả những thứ không liên quan tới công việc (đồ chơi, đồ ăn vặt) vào rổ và cất tại một nơi khó lấy (tủ khóa, trên gác).
3. “to do list”
Vào cuối ngày, bạn hãy viết 5 việc theo thứ tự ưu tiên bạn sẽ làm trong ngày hôm sau vào một nơi bạn dễ nhìn thấy (laptop, điện thoại, sổ ghi chú) và thực hiện từng việc một cho đến khi hoàn thành. Việc viết ra giấy sẽ giúp tiết kiệm năng lượng cho não của bạn khi khỏi phải xuy nghĩ “mình sẽ làm gì tiếp theo”.
Những người thành công như Mark Zuckerberg, Bill Gates chỉ có 12 cái áo mầu xám và 12 cái quần jean trong tủ để mỗi sáng chỉ cần lấy ra mặc và không cần phải mất thời gian cho việc lựa chọn. Dẫn chứng này không có nghĩa bạn cũng phải có quần và áo giống họ, minh chứng này để ám chỉ việc càng có ít lựa chọn cho những việc không quan trọng sẽ càng giúp bạn tập trung làm những việc tốt hơn.
“Nếu bạn không lên kế hoạch cho ngày nào thì ngày đó sẽ lên kế hoạch thay bạn” (khuyết danh).
4. Đọc sách
Đọc tới đây hẳn nhiều bạn sẽ ngao ngán vì đã vô tình chạm tới nỗi “chán nản” của các bạn. Nhưng bạn hãy thử đi, thói quen đọc sách sẽ giúp não bộ của bạn tập trung hơn. Mới đầu, chỉ hai phút là bạn ngưng, nhưng rồi sẽ lên 5 phút, 10 phút, 30 phút, và tốt nhất là nên duy trì ở mức 40 phút. Đây là thời gian lí tưởng của một đợt tập trung từ não bộ. Để làm được điều đó, cách tốt nhất là bạn hãy tìm những cuốn sách dễ đọc hoặc sách mà bạn yêu thích. Những thể loại dễ đọc là truyện ngắn, còn những sách thuộc thể loại yêu thích có thể là ngôn tình, kiếm hiệp hoặc đại loại một thể loại sách nào đó. Quan trọng nhất, khi biết được tầm quan trọng của việc đọc sách, bạn mới có động lực để bắt này vào thực hành. Một câu nói mình đã từng nghe ở đâu đó và rất thích: “Không hẳn đọc sách sẽ thành công, nhưng chưa có ai thành công mà không đọc sách”.

Hi vọng bạn sẽ dần dần rèn luyện những thói quen này để tăng cường sự tập trung cho bản thân nhé. Hẹn gặp bạn trong bài viết sau.
(Phạm minh Trung)

Zero waste (không rác thải) là một thuật ngữ nói về lối sống xanh được khuyến khích trong thời đại ngày nay. Zero waste không những góp phần bảo vệ môi trường, mà còn giúp cuộc sống mỗi người chúng ta thêm tối giản, từ đó loại bỏ những thứ rườm rà, giúp cuộc sống thêm phần năng động và nhẹ nhàng hơn.
Khi đọc những dòng này, nếu bạn cho rằng, vấn đề môi trường không việc gì tới mình, kiểu “cha chung không ai khóc”, hi vọng bạn nghĩ lại. Một việc đơn giản, nếu cống tắc do những túi nhựa, những con tôm hùm có dính những hạt nhựa của túi nilon thì hoặc bạn của tương lai, hoặc con cháu bạn sẽ sống trong môi trường ngập ngụa rác thảingập, bị nhiễm độc bởi thực phẩm. Cuối cùng, một lối sống văn minh và tối giản là thứ bạn hướng tới thì hãy đọc tiếp, mình sẽ chia sẻ đến bạn những cách mà mình đã làm để có một cuộc sống ít rác thải, tối giản và còn đảm bảo sức khỏe nhất có thể nhé.
1. Thói quen mua hàng
Mình tin, ít nhất một lần, bạn đã từng nghe ra rả về tác hại của túi nilon, túi nhựa ảnh hưởng tới môi trường của chúng ta thế nào. Mất vài trăm năm phân hủy trong môi trường tự nhiên, làm tổn thương những loài động vật, tăng khí cacbonic, và còn nhiều tác hại khác nữa.
Như vậy, chúng ta có thể giảm thải túi nilon ra môi trường bằng một số cách sau: Dùng túi vải để mua đồ (nếu nhiều), không lấy túi nilon tại tiệm tạp hóa hoặc xiêu thị nếu mua ít. Việc này có thể giúp nhà của bạn ít phải chứa chấp túi nilon hơn đấy. Nếu bạn để ý, những túi nilon chúng ta lấy về thùi thì ngay sau đó nó đã nằm gọn trong thùng rác. Vậy lấy về chi cho phí đúng không các bạn?
2. Thói quen ăn uống
Khi ăn uống, bạn quan tâm tới vấn đề nào đầu tiên? Có nhiều lắm những thứ mà bạn quan tâm có thể kể đến như: Giá, độ ngon, tính tiện dụng, vệ sinh,… Tuy nhiên, với tình trạng đáng báo động về an toàn vệ sinh thực phẩm như ngày nay, vấn đề mình quan tâm nhất là tính vệ sinh của đồ ăn. Vì thế, nếu các bạn cùng có mối quan tâm như mình, thay vì mua đồ ăn được đựng trong những hộp xốp, các bạn có thể tự làm cơm và bỏ vào cặp lồng mang theo lên trường ăn. Nếu trường hoặc nơi làm việc của bạn ở gần xiêu thị hoặc một số cửa hàng tiện lợi, bạn có thể sử dụng lò vi sóng để hâm lại thức ăn hoàn toàn miễn phí. Lưu ý phải sử dụng cặp lồng bằng inox nhé, vừa giữ được nhiệt, vừa không bị nóng chẩy. Nếu không nấu ăn ở nhà, bạn cũng có thể mang cặp lồng mua cơm và nhờ nơi đó lấy vào lồng giúp bạn nha.
Tương tự, các bạn có thể mang cafe hoặc nước tự làm ở nhà đựng trong bình giữ nhiệt để uống khi ra ngoài, tránh mua thêm nước đựng trong các chai nhựa. Vừa ngon, sạch lại tiết kiệm đúng không? Khi uốn hết, bạn có thể dùng bình giữ nhiệt đó đem tới quán và mua nước để đựng trong đó cũng được. Còn nếu uống nước lọc có tại trường học hoặc cơ quan, bạn cũng có thể dùng nó để uống luôn cho tiện.
3. Thói quen vứt rác
Chắc chắn khi đọc tới đây, mình tin bạn không phải là người xả rác bừa bãi. Tuy nhiên, cách vứt rác của chúng ta lại đang vô tình thải rác bừa bãi đấy. Bạn đã từng nghe về những lợi ích của việc phân loại rác? Tất nhiên, bạn không cần phải làm chuyện đó, bạn chỉ cần tập một thói quen sau.
Ở nhà, khi uống những li trà sữa hoặc nước ngọt, chúng ta sẽ vứt chúng vào thùng rác lẫn lộn với nhiều loại rác khác. Từ lần sau, thay vì vứt vào thùng rác với vô số loại rác, chúng ta có thể gom lại một chỗ nào đó và bán hoặc cho những cô chú buôn đồng nát. Các cô chú ấy sẽ đưa về các đại lí. Và ở đó, họ sẽ thay chúng ta phân loại rác để thuận tiện cho việc tái chế. Việc này vừa giúp chúng ta có thêm một khoản nho nhỏ, vừa giúp cho việc phân loại rác được đơn giản hơn.
4. Thói quen sử dụng
Bạn có thể sử dụng ống hút bằng inox, giấy, cỏ, tre,… thay cho ống hút nhựa truyền thống. Số ống hút nhựa còn dư mà chưa sử dụng, bạn có thể đem gửi lại quán quen của bạn.
Bạn cũng có thể hạn chế mua sắm thêm quần áo. Đối với những bạn thường mua sắm quần áo, các bạn sẽ để ý rằng, có những bộ quần áo mình mặc rất ít (dưới hai lần), có những trường hợp còn chưa cả mặc lần nào. Có thể vì nhiều lí do mà dẫn tới những trường hợp như trên: Mua để thỏa mãn cảm xúc, mua đồ theo lối thời trang thịnh hành (mốt), thấy rẻ nên mua,… Việc hạn chế mua sắm vừa giúp bạn tiết kiệm tiền, vừa đỡ mất thời gian trong việc chọn lựa áo quần, vừa giúp bạn siêng giặt dũ quần áo hơn. Hãy mua cái mình cần thay vì mua cái mình muốn.
Tương tự, bạn có thể tìm thêm những thói quen giúp bạn thay thế hoặc hạn chế những thứ không cần thiết trong không gian sống của mình nhé.

Chúc các bạn nhẹ nhàng hơn với lối sống Zero waste.

(Phạm Minh Trung)

Bạn biết không, yêu, thích và thương là 3 loại cảm xúc khác nhau. Khi mình thích một bông hoa, mình sẽ hái nó về mà không quan tâm rằng một ngày nào đó nó sẽ héo tàn, nó sẽ chết. Khi mình yêu một bông hoa, mình sẽ ngắm nó mỗi ngày, và sẽ để nó ở nơi mà nó thuộc về. Còn khi mình thương một bông hoa rồi, mình dùng rất nhiều thời gian và công sức để chăm sóc chăm bón cho bông hoa đó, mình chỉ muốn được nhìn thấy nó rạng rỡ, dù mình biết là bông hoa đó không thuộc về mình.
Trong tình yêu cũng vậy, mình thích một người, mình bất chấp mọi thứ để người đó thuộc về mình. Khi thuộc về mình rồi, mình lại bỏ rơi tình cảm đó. Rồi đến khi người ta buông tay, mình lại hối tiếc và níu lại. Giữ lại rồi thì mình lại bỏ rơi. Cái vòng luẩn quẩn xảy ra bởi vì mình chỉ muốn sở hữu họ mà thôi. Khi mình thương một người thì mình chỉ cần nhìn thấy người ta hạnh phúc là được. Mình làm mọi thứ để trên môi của họ luôn nở nụ cười. Mình hy sinh, mình cho đi trong thầm lặng. Dù cho đôi khi mình biết mình thương họ chưa chắc gì họ đã thương lại mình. Cuối cùng là mình yêu một người, mình sẽ cần được thỏa mãn ở cả 2 phía. Mình hướng về người ta và người ta cũng phải hướng về mình. Mình yêu họ bởi vì họ là chính họ. Dù biết một bông hoa hồng có gai nhưng mình chỉ yêu cái sự đáng yêu trên bông hoa đó thôi. Và trong khi yêu mình không có nghĩa vụ phải chăm bón cho bông hoa ấy, bởi vì tất cả mọi thứ đều là sự tự nguyện. Bản thân mình cũng là một bông hoa của người ta mà. Đúng không? Vậy thì bạn đang thích, đang thương, hay đang yêu một người?
(Phan Thanh Nhi)

Hiện nay, việc người khiếm thị sử dụng phương tiện công cộng hoặc các loại xe công nghệ đã không còn gì xa lạ, đúng không các bạn?. Sau đây, tôi sẽ tâm sự về một câu chuyện của tôi, khi phải đứng dưới trời nắng chờ xe mà không có một người sáng mắt nào xung quanh.
Sài Gòn những buổi trưa hè nắng như đổ lửa. Tôi đi học buổi chiều và thường là đầu giờ chiều. Ngoài trời cái nắng nóng gay gắt đến bỏng người, bụi đường như lớp sương mù giữa trưa. Tôi đi bộ ra trạm xe buýt với một niềm hớn hở đến trường. Thế nhưng khi ra đến nơi, tôi hơi sốc vì tôi cảm giác được xung quanh tôi không có một người nào. Đúng rồi, với thời tiết này không có ai mà muốn ra đường, mà nếu có ra ngoài chắc họ cũng đi phương tiện cá nhân. Chỉ có một mình tôi đứng ngoài trạm xe buýt. Lúc đầu, tôi khá hoang mang và bật trạng thái “chờ người đi qua”. Một lúc lâu mà vẫn chưa có ai, tôi hơi lo lắng về việc sẽ trễ giờ học. Người ta thường nói càng rối thì càng không tìm ra cách giải quyết, tôi bắt đầu đi tới đi lui ở trạm xe, một phần là để giải tỏa lo lắng và cái chính là để thu hút sự chú ý của mọi người. Lúc đó tôi chỉ mong có một người đến bên tôi, xoa dịu cái nóng trong tôi, điều hòa con tim tôi bằng cách giúp tôi lên xe buýt để được ngồi máy lạnh mát rượi. Nhưng đời không như là mơ, xung quanh tôi vẫn không có bất kì một người nào mà thời gian lại cứ trôi qua. Lúc này hết cách, tôi bất chợt nghĩ tới ứng dụng Moovit. Tôi mở nó ra và xem còn khoảng bao nhiêu phút nữa xe sẽ đến trạm này. Tôi canh cho tới khi còn khoảng 2 phút, tôi bắt đầu vẫy tay, vẫy mãnh liệt, vẫy mạnh mẽ vẫy như chưa từng được vẫy. Một lát sau có một xe buýt dừng lại trước mặt, tôi bước lên và hỏi: “Dạ chú cho con hỏi đây có phải xe buýt số 19 không chú”. Hông bé ơi!. Nói thật đúng nghĩa đời không như là mơ, chú ấy trả lời không phải. Vì vậy tôi xuống trạm kế tiếp và vẫn tích cực vẫy xe. Gian nan thế là cùng, bị đứng giữa trời nắng mà còn đương lúc trễ học. Thế nhưng ông trời không phụ lòng người, chẳng bao lâu sau chuyến xe buýt tôi cần cũng đã đến và đưa tôi tới trường.
Tóm lại tôi và các bạn khiếm thị đều có nhiều khó khăn. Nhưng khi bị vào một thế kẹt, chúng ta sẽ luôn có được những hành động và giải quyết tốt nhất, giống như câu chuyện của tôi. Nếu tôi cứ đứng đó lo lắng sợ sệt, trông chờ sự giúp đỡ của một ai đó hoài thì không biết đến bao giờ mới có thể đến được trường. Tôi mong các bạn luôn chủ động trong cuộc sống của mình, đừng trông chờ sự giúp đỡ hay ưu tiên từ người khác. Dù chúng ta có khiếm khuyết, nhưng muốn được công nhận, thì cái gì làm được nên tự làm. Chỉ có những lúc bất đắc dĩ, mà hạn chế của các bạn thực sự không thể làm được, thì mới nên nhờ tới sự giúp đỡ, và đừng quên tìm hết mọi cách có thể trước khi nhờ người khác nhé. Bây giờ tôi đã không còn ngại việc đứng ở trạm xe buýt một mình nữa, nếu sợ trễ tôi sẽ đi sớm hơn và tự bắt xe, kiểu gì cũng tới được trường. Mong rằng câu chuyện của tôi sẽ truyền năng lượng tích cực đến các bạn. Cảm ơn các bạn đã đọc bài chia sẻ này. Tôi chúc các bạn sẽ luôn vững mái chèo để vượt qua những khó khăn trong cuộc sống.
(Hoàng Chi Mạnh)

Trong phần tiếp theo về giao tiếp chuyên nghiệp qua email, mình xin giới thiệu đến các bạn về cách viết một email sao cho thật thông minh và hiệu quả nhé.

II. Cách lập một nội dung email đúng chuẩn
1. NHỮNG THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRONG EMAIL
Đây là những thành phần cơ bản trong một email thông thường, ngoài ra trong thực tế sẽ có những hình thức email khác như quảng cáo, thông báo nội bộ.. .thì hình thức email có thể khác.
A. To: địa chỉ email của người nhận, thông thường là những người trực tiếp liên quan đến vấn đề được đề cập trong email. Đây là đối tượng chính cần nhận thông tin trong email, tùy vào người nhận là ai sẽ chi phối đến việc lựa chọn ngôn ngữ sử dụng trong toàn bộ email cho phù hợp.
VD: To: phamminhtrung@gmail.com khi cần gửi mail thông báo/yêu cầu trực tiếp cho Trung.
B. CC: cũng là email người nhận nhưng thông thường để những người nhận email tương tác hỗ trợ nhau trong công việc hay chỉ mang tính thông báo. Đây là những đối tượng phụ cần nhận thông tin. Những người có email trong CC và TO sẽ nhìn thấy email của nhau.
C. BCC: cũng là email người nhận nhưng người nhận email chỉ nhìn thấy được email của mình mà không thấy được email của những người khác cũng nằm trong list BCC. BCC ít khi sử dụng. Ví dụ cần sử dụng BCC: một số tình huống nhạy cảm hoặc gửi email thông báo rộng rãi trong nội bộ như email thông báo với sinh viên, trong BCC có email của giảng viên nhưng không muốn cho sinh viên biết để sinh viên trao đổi một cách thoải mái. * Lưu ý: Ngôn ngữ khi chọn lọc để giao tiếp tùy thuộc vào nhân vật chính tại mục TO nhé.
* Lưu ý:
+ To là một người thầy, các mục CC và BCC là ai đi nữa thì vẫn dùng ngôn ngữ giao tiếp với thầy nhé.
+ Để ngăn cách email, ta sẽ dùng dấu , (dấu phẩy). VD: abc@gmail.com,def@gmail.com
D. Subject (tiêu đề): mục đích CHÍNH của email: yêu cầu, thông báo, cần hỗ trợ. Phần này giúp người nhận biết được thông tin email sẽ trình bày hoặc dễ dàng tìm lại khi cần lọc những email liên quan đến chủ đề đó. Subject chỉ nên gói gọn trong 1 cụm từ hay 1 câu.
VD: Nộp bài kết thúc học phần môn Pháp luật đại Cương – Sinh viên Phạm Minh Trung
* Lưu ý: rất nhiều bạn bỏ qua phần này hoặc ghi toàn bộ nội dung email vào đây và tuyệt đối không chào hỏi trong phần tiêu đề.
E. Email body: toàn bộ nội dung cần trình bày liên quan đến chủ đề đã nêu trong subject (tiêu đề).
* Lưu ý:
– Email body nên bắt đầu bằng việc chào người nhận đã đề cập trong mục To: “ Chào”, “Hi”, “ Dear..”
– Nên giới thiệu bạn là ai khi bạn lần đầu viết mail cho người nhận hoặc địa chỉ email của bạn không rõ tên thật của bạn
– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng ý của bạn (do email là văn viết, phân biệt với văn nói thông thường).
– Hạn chế sử dụng nhiều font, size chữ khác nhau.
– Chỉ dùng dấu “!” trong trường hợp cần thiết, tránh gây khó chịu cho người đọc.
– Chú ý chính tả, hạn chế viết tắt.
– Phần kết email: cảm ơn/ chào người nhận nhưng chú ý lựa chọn từ ngữ danh xưng phù hợp. Tuyệt đối không được bỏ trống phần này.
– Đọc lại một lần nữa và kiểm tra ngữ pháp, lỗi chính tả. Phần này cũng bắt buộc, nếu không là đổ sông đổ biển. Các bạn có thể soạn email trước trên một trình soạn thảo nào đó (Office, wordpad) để tránh trường hợp ấn nhầm nút gửi. Điều này cũng sẽ có lợi nếu các bạn soạn những email dài nhưng có việc gấp cần giải quyết và cần lưu lại.
2. SỰ KHÁC NHAU GIỮA “REPLY” VÀ “REPLY ALL”
Reply (trả lời): chỉ trả lời riêng cho người gửi. VD: Email cám ơn, email xác nhận đã nhận được thông báo.
Reply all (trả lời tất cả): trả lời cho toàn bộ mọi người có trong danh sách CC. Chỉ sử dụng khi tất cả mọi người trong CC list cần biết nội dung bạn đề cập.
3. NHỮNG NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG EMAIL
– Tiêu đề rõ ràng, súc tích. Một tiêu đề nêu rõ mục đích gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email. Bạn hãy tránh những trường hợp không có tiêu đề hay tiêu đề lan man.
– Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Việc tạo một địa chỉ email cũng rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Tránh những địa chỉ “sến xẩm”, bốc đồng làm cho người khác cảm giác bạn là một người thiếu chuyên nghiệp.
– Suy nghĩ trước khi sử dụng “Reply all”. Không ai muốn phải đọc email tới từ 20 người mà không hề liên quan gì với mình cả do email đã chuyển tiếp giữa nhiều người. Vì thế hãy cân nhắc khi nhấn Reply All trừ khi bạn nghĩ mọi người trong danh sách cần biết được thông tin này.
– Dùng lời chào một cách chuyên nghiệp.
– Không tùy tiện dùng dấu ! (chấm than)
– Hãy cẩn thận với sự hài hước. Sự hài hước có thể mất đi khi không có sự nhấn nhá trong giọng nói hay minh họa bởi cử chỉ. Vì thế trong giao tiếp email một cách chuyên nghiệp, bạn nên gạt bỏ yếu tố gây cười ra một bên trừ khi bạn hiểu rõ được người nhận. Đôi khi bạn cho rằng một vài câu viết gây cười với mình nhưng điều đó chưa chắc đúng với người khác.
– Tìm hiểu văn hóa của người nhận. Việc giao tiếp không thành công có thể dễ dàng xảy ra giữa những nền văn hóa khác nhau, đặc biệt đối với các tiêu chuẩn trong viết thư khi mà người khác không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của bạn.
– Đọc và sửa email trước khi gửi đi.

Bạn hãy xem đi xem lại bài này thêm ít nhất hai lần nữa để nắm vững những thủ thuật trong cách sử dụng email nhé.
Chúc bạn sẽ có những email chuyên nghiệp hơn trong tương lai.
(Phạm Minh Trung)

Email là phương tiện đưa thư thay thế cho bồ câu, bưu tá lẫn những người bạn lém lỉnh những năm còn ngồi trên ghế nhà trường. Nó vừa nhanh, vừa tiện, vừa bảo mật và hiện nay còn là ấn tượng đầu của bạn trong bất kì công việc nào nữa.
Vậy làm sao để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng cũng như những người mình cần sự giúp đỡ qua email? Làm sao mình thật chuyên nghiệp trong cách giao tiếp qua email? Làm sao để viết một email gây được thiện cảm và không gây hiểu nhầm cho người đọc? Và vô vàn những câu hỏi liên quan đến giao tiếp qua email khác nữa? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời sau khi tham khảo hai bài viết về chủ đề: “Giao tiếp chuyên nghiệp qua email”.
Với những bạn khiếm thị, hầu hết có thể thao tác trên dao diện HTML cơ bản của gmail. Những dịch vụ email khác, các bạn có thể tìm hiểu thêm trên google về cách hiệu chỉnh một số thứ nhé. Trong khuân khổ bài viết, mình chỉ xin chia sẻ dịch vụ email đang thịnh hành nhất là Gmail của Google.
Bài viết được chia làm hai phần:
+ Phần 1: Những hiệu chỉnh quan trọng trong Gmail
+ phần 2: Cách lập một nội dung email đúng chuẩn

I. Thiết lập chung
1. Địa chỉ email
Cái đầu tiên “đập” vào mắt người nhận email của bạn là địa chỉ email. Vì vậy, không cần nói ai cũng biết tầm quan trọng của nó. Tuy nhiên nhiều bạn vẫn cứ giữ cho mình những địa chỉ email rất gà bông từ thời còn đi học hoặc mới lập email. Một số địa chỉ có thể kể đến như: bethodethuong@gmail.com (bé thỏ dễ thương), meoconcatinh95@gmail.com (mèo con cá tính)….. Những địa chỉ email như vậy khiến bạn trở nên trẻ con, thiếu chín chắn trong mắt người đọc. Như vậy bạn cần lập một địa chỉ email mới nhé.
Nếu tên bạn không bị trùng, bạn nên lấy tên bạn làm địa chỉ email luôn. Ví dụ: phamminhtrung@gmail.com (Phạm minh Trung). Hoặc nếu trùng, bạn có thể chèn thêm ngày tháng năm sinh hoặc một cụm từ viết tắt về chuyên ngành mình đang học (đang làm). Ví dụ: phamminhtrung304@gmail.com (Phạm minh Trung- sinh ngày 30/04), phamminhtrung.psy@gmail.com (Phạm Minh Trung – có liên quan đến Tâm lý học),… Bạn có thể dùng dấu . (dấu chấm) để ngăn cách những thứ bạn muốn.
Nếu muốn đồng bộ những dữ liệu (như danh bạ, tệp) trên email cũ, bạn có thể đồng bộ danh bạ qua email mới bằng cách xem tại link sau:
https://bit.ly/2S8I1ZZ
Vậy hãy giúp mình chuyên nghiệp và trưởng thành hơn bằng việc đổi lại địa chỉ email nhé.
2. Hoàn thiện profile
Profile (hồ sơ) là những thứ người nhận nhìn thấy khi mở email của bạn.
A. Tên
Khi mở email ra, trước khi người nhận thấy địa chỉ email, họ sẽ thấy tên bạn đứng ở trước địa chỉ email của bạn.
Vậy hãy đổi lại tên của bạn sao cho đúng với ngữ pháp (viết hoa đầu mỗi tiếng) nhé. Lưu ý phải có cả họ và tên. Nếu làm việc ở cả nước ngoài và Việt Nam, bạn sẽ đặt tên theo vùng mình công tác nhiều hơn trước, sau đó là đặt tên nơi mình ít công tác trong dấu ngoặc đơn nhé.
B. Ảnh đại diện
Không chỉ các mạng xã hội, những dịch vụ email (như gmail) cũng có nơi để bạn đặt ảnh đại diện. Việc đặt ảnh đại diện cũng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng với người nhận hơn, bởi rất ít người để ý tới công cụ này.
Tuy nhiên hãy đặt ảnh có liên quan tới chuyên ngành mà bạn đang học hoặc đang làm để người nhận có thể nhớ về bạn tốt hơn. Nếu không, bạn hãy đặt những hình với nụ cười rạng rỡ và có phần nghiêm túc nhé, tránh đặt các loại hình thiếu lịch sự, hình thẻ, hình quá nghiêm nghị trên khuôn mặt. Trên hết là nụ cười của bạn. Để đặt ảnh đại diện, bạn làm theo hướng dẫn của Google tại link sau:
https://support.google.com/mail/answer/35529?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=vi
Một nhà tuyển dụng đã nhận ra mình khi mình đang tìm đường đến văn phòng của họ vì họ đã từng nhìn thấy ảnh đại diện của mình trong profile. Đó là một kỉ niệm khó quên của mình.
C. Chữ kí
Có bao giờ đọc email của một người bất kì, và vì lí do nào đó mà bạn muốn liên hệ với người đó ngay lập tức luôn chưa? Tuy nhiên, bạn lại không có bất kì thông tin liên hệ nào của người đó, ngoại trừ email? Bạn không muốn mình trở nên như vậy chứ? Chẳng hạn bạn trúng tuyển nhưng vì rất gấp nên nơi đó không liên hệ với bạn được. Thế là cơ hội tuột khỏi tầm tay. Giải pháp cho bạn chính là chữ kí.
Mỗi khi bạn gửi email đi, mặc định phía bên dưới nội dung của bạn sẽ có chữ kí mà bạn đã cài đặt. Hãy bổ sung những thông tin cá nhân (như tên đầy đủ, nơi / ngành công tác, số điện thoại, địa chỉ Facebook),… vào phần chữ kí để người nhận liên lạc với bạn khi cần thiết nhé. Bạn có thể điều chỉnh (bỏ hoặc thêm) sao cho hợp lí.
Một lưu ý nhỏ: Nếu đưa địa chỉ mạng xã hội, bạn nên đính kèm link bên dưới. Link đó bạn nên rút gọn để được đẹp hơn. Công cụ rút gọn mình vẫn thường dùng là bitly.com. Để đặt chữ kí, bạn làm theo link hướng dẫn của google tại:
https://support.google.com/mail/answer/8395?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=vi&oco=0

Mong bạn sẽ thiết lập những thông tin trong email của mình để ngày một chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. Kì tới là cách viết email. Hẹn gặp lại bạn.

(Phạm Minh Trung)

Năm nay chúng tôi có một lễ Phục Sinh hoành tráng lệ luôn!
Có lẽ đối với một người không có đạo như tôi, ngày lễ Phục sinh cũng như bao ngày bình thường khác. Nhưng kể từ khi bước chân vào Mái ấm, tôi mới nhận thấy được tinh thần cũng như không khí của ngày lễ này. Nào là tuần Thánh “im lặng”, rồi đến ngày thứ 7 tôi đi lễ cùng mọi người, ngồi trong nhà thờ, cầm nến Phục sinh,… Đó cũng là những trải nghiệm mà tôi khó có thể nào quên. Khi đi lễ về chúng tôi được ăn uống thịnh soạn, đầy những món ngon. Tối hôm đó chúng tôi chơi đùa hò hát, rồi cả đám chơi cờ Domino đến gần 12 giờ khuya. Đấy chính là một ngày tràn ngập niềm vui và tiếng cười.
Chưa dừng lại ở đó, hôm sau chúng tôi có một bữa đi chơi cũng “hoành tráng” không kém. Cả đám chúng tôi hẹn nhau đi ăn trưa, uống nước. Chọn qua chọn lại…lựa tới lựa lui….chín người mười ý…Mất cả tiếng mới thống nhất được món ăn cũng như điểm đến. Mới đầu đã thấy gian nan rồi đó…!. Chúng tôi chọn đến một quán mì cay nổi tiếng ở trên đường D2. Việc bây giờ là đặt xe và tới đó ăn thôi. Ai cũng háo hức và đói bụng lắm rồi. Nhưng không có dễ dàng như vậy đâu. Đến việc đặt xe cũng là một vấn đề. Chúng tôi có 8 người, định đặt xe 7 chỗ nhưng đặt rồi đợi, cả đám chuẩn bị xong xuống dưới sảnh chờ, và chờ. Ủa rồi xe đâu?? Cả đám cứ chờ và chờ từ 10 giờ đến 11 giờ. Và chúng tôi quyết định hủy chuyến đó, đặt lại 2 chiếc 4 bánh, phi thẳng tới D2. Và chúng tôi đã đến nơi.
Trong quán mì cay, chúng tôi gọi món, vừa ăn vừa trò chuyện vui vẻ với nhau. Chúng tôi tám bất cứ chuyện gì trên Trái Đất này. Các anh chị nhân viên cũng siêu siêu siêu dễ thương nhiệt tình. Mọi thứ đang diễn ra vô cùng suôn sẻ và tuyệt vời. Chúng tôi ăn xong, muốn đi tới quán nước nào đó để tám chuyện tiếp và chơi cờ Domino. Tôi bật Google Map, tìm quán cà phê gần nhất để chúng tôi dễ dàng đi bộ qua, vì đi xa tốn kém tiền xe với lại vừa ăn no nữa. Tôi nhắm được mục tiêu rồi! Một quán cà phê chỉ cách chỗ chúng tôi ngồi 86m (theo Google Map). Tên quán thì tôi không tiện nhắc tên ở đây, nằm trên một con hẻm cũng trên đường D2. Thấy gần là vậy, nhưng vì tôi không nhìn được xa nên cũng không biết đường dẫn mọi người đến. Tôi thấy trên Google có để số điện thoại của chủ quán. Tôi nhanh trí gọi ngay, bên kia đầu dây là giọng một anh trai mà nghe giọng đã biết đẹp trai rồi. Tôi e thẹn hỏi: “bên anh còn đủ chỗ cho 8 người không anh?”. Anh bảo còn. Tôi lại ngượng ngùng hỏi tiếp: “Anh có thể nào qua dắt bọn em đến quán anh được không, em đang ở cách quán 86m thôi, bọn em là người khiếm thị nên không biết đường đi anh ơi”. Rồi tôi nhắn địa chỉ qua cho anh. Anh ấy vô cùng dễ thương luôn, anh bảo: “Mấy bạn đợi chút mình qua liền”.
Chỉ tầm 5 phút sau anh ấy đã đến. Nhưng anh ấy đi xe máy đến. Trong khi bọn mình muốn có người dắt đi bộ. Mà cũng hên anh ấy đi với bạn, nên bạn anh chạy xe về và anh ở lại dắt bọn mình đi. Mình không nhìn thấy được mặt, chỉ nhớ ảnh cao, hơi gầy mà đúng chuẩn soái ca, mặt một chiếc hoodie trắng và một chiếc quần xà lỏn màu kem. Nhìn tổng thể hết sức mo-den mọi người ơi. Ảnh đi dắt theo cái đuôi 8 con người. Mình nghĩ khi thấy bọn mình chắc là ảnh sốc lắm, vì ảnh tưởng bọn mình có xe nên lái xe máy qua dẫn. Ai dè dẫn cả đoàn đi bộ… Mà ta nói, 86m mà như 860m vậy đó. Chắc thằng Google Map nó tính theo đường chim bay, không tính nhà không tính đường cái quá. Đi giữa trời nắng bể đầu, đi hoài đi hoài không tới. Chắc là tiêu hết tô mì cay với ly trà sữa rồi!
Và cuối cùng cũng tới quán, quán nằm trong con hẻm. Trong suy nghĩ và nguyện vọng của bọn tôi, đây sẽ là một quán cà phê có máy lạnh, có bàn ghế dài đàng hoàng, và bàn ghế ở phía trong quán. Nhưng mọi thứ nó lạ lẫm! Chúng tôi ngồi như một quán nước vỉa hè, vô cùng gần gũi với thiên nhiên, chỉ tiếc là thiên nhiên ở đây chả có gió. Tôi vừa nóng vừa mệt, ngồi dưới sân không có mái tôn tận hưởng môi trường tự nhiên chưa bao giờ gần gũi và thân thuộc với chúng tôi như lúc này. Sốc tập 1. Và chúng tôi ngồi xuống, hai cái bàn giống như 2 cái ghế là cái mà chúng tôi để cờ Domino lên chơi. Chúng tôi bắt đầu gọi nước. Vì khát và nắng, chúng tôi gọi hăng say, gọi nhiệt tình, một phần cũng là vì sự đẹp trai của anh chàng dẫn đường lúc nảy. Tôi không để ý đến menu của quán và nghĩ với mặt bằng như thế này và đồ uống như thế này, chắc trong tầm giá 20-30k đổ lại thôi nên uống thoải mái đi bà con ơi. Cho đến khi quá nóng đến mức tôi phải mượn menu của chị chủ để quạt, và bàng hoàng nhận ra một ly nước giá 40 cành mọi người ạ. Ta nói sốc tập 2. Chắc cái xứng đáng cho giá tiền và chuyến đi tăng 2 này, chính là được chiêm ngưỡng anh áo trắng đẹp trai, được anh ý nắm tay dẫn đường, các anh chị nhân viên phục vụ dễ thương. Và rồi chúng tôi đặt xe đi về.
Dù có nhiều chuyện thăng trầm. Nhưng tôi cảm thấy rất vui, cảm thấy đây là một ngày vô cùng ý nghĩa. Chúng tôi được đi, được ăn, được ngồi cùng nhau nói chuyện. Và cùng nhau trải qua những khoảnh khắc khó quên trong đời. Nhìn chung thì ngày hôm ấy tràn ngập tiếng cười. Đây sẽ là một kỉ niệm khắc sâu trong tôi và những người bạn của tôi.
(Phan Thanh Nhi)

Khi chúng ta là người thực hiện cuộc gọi , chúng ta có thể chủ động về nhiều thứ (như địa điểm, thời gian). Nhưng nếu chúng ta là người nhận cuộc gọi từ người khác thì chúng ta đang rơi vào thế bị động. Chắc hẳn bạn đang nghĩ, nếu là người quen, mình chẳng cần một nguyên tắc nào cả. Tuy nhiên, ở bài viết trước, việc giao tiếp qua điện thoại, đôi lúc còn làm ảnh hưởng tới những người xung quanh nếu bạn bỏ lỡ những tip cần thiết dưới đây. Những tip này vừa làm bạn đẹp hơn trong mắt người cùng trò chuyện, vừa thể hiện bạn là một người văn minh trong mắt người chung quanh nữa đấy. Cùng tìm hiểu xem sao nha.

II. Kĩ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nhận cuộc gọi
1. Nhận cuộc gọi
Khi có cuộc gọi, bạn thường sẽ nhấc máy sau bao nhiêu hồi chuông? Nhiều chuyên gia về giao tiếp, họ sẽ khuyên bạn sau khoảng 2 đến 3 hồi chuông thì bạn sẽ bắt máy. Mỗi người sẽ có mỗi lí do khác nhau và lí do nào cũng có vẻ hợp lí.
Tuy nhiên với mình, việc bắt máy sau bao nhiêu hồi chuông là tùy thuộc vào người thực hiện cuộc gọi đó. Tất nhiên, nếu được thì đừng để họ đợi quá lâu.
Với bạn bè, bắt máy ngay cũng được. Nhưng những cuộc gọi mà bạn cho là quan trọng (công việc, một người quan trọng) thì việc bắt máy sau ba hồi chuông là có lí dọ của nó.
Trong ba hồi chuông đó, bạn sẽ làm những việc sau: Lấy giấy bút để ghi chú (nếu cần), xuy nghĩ trong đầu về câu nói đầu tiên mình nói với người đó (vd: một lời chào, một lời hỏi thăm sức khỏe), cuối cùng là hít thở thật sâu để lấy năng lượng cho câu nói đầu tiên. Tuy không nhìn thấy mặt nhau, nhưng qua dọng nói, người ở đầu dây bên kia có thể đoán bạn đang làm gì. Đoán đôi lúc cũng có hại nên tốt nhất là không nên để nó xẩy ra. Bạn sẽ thấy rất nhiều công việc trong ba hồi chuông đầu tiên đúng không? Tuy nhiên, nó sẽ không nhiều và rất đơn giản nếu bạn làm nó thường xuyên.
2. Địa điểm và thời gian nghe máy
Đôi lúc bạn sẽ nhận được những cuộc gọi ở thời điểm hoặc nơi mà mình không mong muốn. VD: Phòng họp, karaoke, thang máy. Lúc này, tùy vào trường hợp, bạn có thể sử lí một cách khéo léo nhé. Dưới đây là một số gợi ý:
– Nếu ở phòng hát: bạn có thể đi ra ngoài. Vì có bắt máy thì cả bạn lẫn đối phương sẽ không thể nghe thấy gì ở nhau.
– Nếu trong thang máy, bạn nên nói khẽ và dùng tay che miệng để nén bớt âm thanh, không gây phiền hà đến người bên trong.
– Nếu đang đi trên đường, bạn có thể dừng xe và tấp vào lề nơi có bóng cây để nhấc máy. Việc này vừa an toàn cho giao thông, vừa hạn chế được việc trộm cướp.
– Nếu không nghe máy được, bạn có thể nhắn tin mình đang bận và hẹn họ khoảng thời gian để họ gọi lại cho mình. Việc này nhằm tránh để họ gọi nhiều lần và lâu lâu cũng gặp người chưa có những kĩ năng giao tiếp qua điện thoại.
3. Cảnh báo
Khi nhận cuộc gọi, nếu máy bạn sắp hết pin hoặc chuẩn bị có việc gấp, sau lời chào, bạn có thể thông báo với họ về chuyện đó. Nếu thấy không thể từ chối người đang gọi đến, bạn nên tắt chuông và không ngắt máy giữa chừng. Việc này sẽ làm người kia có vẻ bực bội và có thể có xuy nghĩ bạn không tôn trọng người đó.
4. Tuân thủ nguyên tắc giao tiếp
Khi bạn là người nhận hay thực hiện cuộc gọi, trong lúc cuộc gọi xẩy ra đến khi kết thúc, chúng ta nên tuân thủ những nguyên tắc trong giao tiếp (như lắng nghe, đặt câu hỏi) và những kĩ năng giao tiếp qua điện thoại ở bài trước (như ngắt cuộc gọi) để những cuộc gọi không chỉ là cuộc gọi mà nó còn thể hiện chúng ta đẹp hơn trong mắt người khác nhé.

Chúc bạn sẽ có những cuộc gọi thú vị.
(Phạm Minh Trung)

Giống như giao tiếp qua email, việc giao tiếp qua điện thoại nếu không đúng cách sẽ không những khiến bạn thiếu đi sự chuyên nghiệp, hoặc tệ hơn là gây hiểu lầm và mất thiện cảm trong mắt đối phương, mà còn nhiều người xung quanh bạn nữa. Vậy làm sao để có những cuộc điện thoại mang lại hiệu quả cao mà có thể để lại ấn tượng?
Trong loạt bài viết về giao tiếp qua điện thoại, mình xin chia sẻ đến các bạn hai phần: Đầu tiên là những kĩ năng khi giao tiếp qua điện thoại đối với người gọi và người nhận cuộc gọi, thứ hai là ứng sử với những tình huống bất ngờ.

I. Kĩ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người chủ động thực hiện cuộc gọi
1. Chọn thời điểm gọi
Bạn có khó chịu khi nhận cuộc gọi từ ai đó lúc nửa đêm, lúc đang ăn, đang tận hưởng giờ nghỉ trưa ít ỏi hay mới ngủ dậy không? Cảm giác của bạn cũng giống như rất nhiều người đó. Vì vậy, hãy lựa chọn thời điểm sao cho thật thích hợp để cuộc gọi không làm phiền tới người nghe nhé.
Đặc biệt, đối với một số người cũng sẽ có thời điểm họ không thể nghe máy được. Ví dụ: Giảng viên sẽ lên lớp vào ban ngày nên không thể nghe máy trong giờ hành chính, giờ tan tầm khoảng 4.30 đến 5.30 thì đang di chuyển trên đường nên cũng khó nghe máy.
Thời điểm được nhiều người gợi ý để có một cuộc gọi thoải mái giữa hai bên là sau 19.30 và trước 21.30 tối. Tuy nhiên nếu có việc gì đột suất quá cần giải quyết ngay trong ngày, bạn có thể nhắn tin với họ để hỏi họ về khoảng thời gian bạn có thể gọi hoặc nhờ họ gọi lại khi rảnh.
2. Gọi dồn dập
Khi nhìn thấy nhiều cuộc gọi nhỡ (>3) trong máy, bạn sẽ hình dung đây là một cuộc gọi quan trọng đúng không? Tuy nhiên, khi gọi lại, vấn đề đó đối với bạn lại không quan trọng như người gọi cho bạn nghĩ.
Vì vậy, khi gọi một lần mà người kia không bắt máy, bạn nên nhắn tin để thông báo cho người kia biết về mục đích của cuộc gọi đó. Ví dụ: Chào anh A, em là Bcó gọi cho anh để thông báo về học bổng mà anh ứng tuyển. Nếu tiện, anh liên hệ lại với em để trao đổi chi tiết hơn nhé. Cám ơn anh nhiều.
3. Giới thiệu
Khi gọi cho ai đó lần đầu, hoặc bạn nghĩ người kia có thể không lưu tên mình trong danh bạ, bạn nên chào họ và xác nhận lại thông tin về người kia một cách chính xác thông qua những câu hỏi cơ bản (như tên, vị trí công việc). Tránh để câu chuyện bắt đầu mà không biết mình có gọi đúng người hay không.
Tiếp theo, bạn hãy lịch sự giới thiệu về mình sao cho hợp lí với mục đích của cuộc gọi. VD: Khi gọi cho giảng viên để hỏi về môn học, bạn hãy giới thiệu về tên, thời gian và địa điểm học (một số trường hợp giảng viên dạy ở nhiều cơ sở) để người được bạn gọi có thể hình dung sơ lược về người đang gọi cho mình.
Cuối cùng là trình bày về mục đích cuộc gọi.
4. Tinh tế
Khi đối phương bắt máy, bạn hãy lắng nghe và nhận diện họ đang ở đâu để có thể biết nên tiếp tục cuộc gọi hay không nhé.
Ví dụ: Khi nghe tiếng còi xe ồn ào là họ đang ở ngoài đường, khi nghe tiếng giảng bài là họ đang ở lớp học, khi nghe dọng họ thì thầm là đang ở nơi vắng người,… và còn nhiều thứ khác nữa.
Lúc này, bạn hãy hỏi họ xem có thể dành ra khoảng thời gian nào đó (ví dụ như 2 phút) để trao đổi với bạn hay không. Vì chỉ nhận dạng bằng âm thanh nên có thể không chính xác tuyệt đối. Ví dụ: Đang ở ngoài đường nhưng được người khác chở.Tốt nhất là bạn hãy lịch sự và hỏi họ thử nhé.
Một tip nhỏ để tăng sự thiện cảm với người khác là bạn có thể hỏi về sức khỏe của họ nếu nghe dọng nói của họ có vẻ như đang không tốt cho lắm.
5. Thể hiện cảm xúc
Khi gọi điện, bạn cũng nên thể hiện những cảm xúc khi nghe người bên kia nói. Việc thể hiện cảm xúc khiến người nói cảm thấy mình được lắng nghe và họ hiểu người ở đầu dây bên kia vẫn đang nghe mình nói. Bạn có thể cười nhẹ, đáp lại bằng “ừ, vậy hả, rồi sao nữa? Ghê vậy luôn”,… Hay đại loại là một cảm xúc thích hợp có thể thể hiện bằng âm thanh.
6. Ghi chú
Đối với những cuộc gọi của công việc có tính chất quan trọng, bạn nên ghi chú và chốt lại những ý chính trong cuộc gọi. Tránh để hiểu nhầm và sót ý. Sau đó nếu cần, bạn cũng có thể nhắn tin một cách ngắn gọn để người kia nắm rõ về những gì có trong cuộc gọi.
7. Kết thúc cuộc gọi
Khi trò chuyện song, bạn nên để người kia bấm máy kết thúc trước, hoặc sau vài dây (có thể sau 3 dây) rồi bạn hẵng bấm máy kết thúc. Việc này vừa thể hiện sự tôn trọng với người nghe, và biết đâu được họ cần nói điều gì đó mới nhớ ra.

Trong bài viết này đã giới thiệu đến bạn những kĩ năng khi giao tiếp qua điện thoại khi bạn trong vai người gọi sao cho hiệu quả và để lại ấn tượng tốt trong mắt đối phương. Bài lần tới là những kĩ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn trong vai người nhận cuộc gọi. Mời bạn đón đọc nhé.
Chúc bạn có những cuộc gọi như ý.

(Phạm Minh Trung)