Tiền Không Mua Được Thời Gian – Bài cuối: Các Bước Hình Thành Kĩ Năng Quản Lí Thời Gian Hiệu Quả

posted in: TƯ VẤN | 0

 

Tiền có thể mua được đồng hồ nhưng không thể mua được thời gian. Nếu ai không biết quý trọng thời gian của chính mình thì người đó xem như vô ích khi sống trên cuộc đời này. Đây cũng là thông điệp mở đầu cho bài viết cuối cùng trong hai bài nói về kĩ năng quản lí thời gian.

Để hình thành kĩ năng quản lí thời gian, quản lí công việc và lập kế hoạch hợp lý. Trước tiên, chúng ta cần phải biết cách đặt mục tiêu cho công việc và thời gian cần đạt được. Sau đó mình mới lập kế hoạch thực hiện công việc cho đúng tiến độ nhằm đạt đến mục tiêu mình đặt ra. Sau đây sẽ là năm bước hướng dẫn các bạn cách quản lí thời gian hiệu quả thông qua việc lập kế hoạch:

1.     Đặt mục tiêu

Việc đặt mục tiêu cho chính công việc mà mình đang đảm nhiệm chính là những mong muốn, nguyện vọng và ước ao kết quả tốt nhất của bạn. Đó là cái đích đến của một con đường mà bạn đã lựa chọn đi. Nó giúp bạn thực hiện các công việc hiệu quả mà không mất nhiều thì giờ.

Để đặt những mục tiêu có thể giúp mình thành công hơn trong công việc và kiểm soát được thời gian thì mỗi mục tiêu bạn đặt phải là các mục tiêu có từng mốc thời gian hoàn thiện (dài hạn, trung hạn, ngắn hạn) và tuân theo nguyên tắc Smart (rõ ràng, đo lường được, thực tế, khả thi, có thời hạn).

Giúp cho các bạn dễ hiểu, bài viết xin ví dụ các mục tiêu đặt ra trong việc luyện tiếng Anh. Các mục tiêu này được đặt dựa trên nguyên tắc Smart và các mốc hạn định để đạt được nó.

Mục tiêu luyện tiếng Anh:

  • Lấy được chứng chỉ tiếng Anh Ielts với số điểm 7.0 trước khi kết thúc năm 2022
  • Cố gắng rèn luyện kĩ năng Ielts và mỗi đề ôn tập phải đạt từ 4 lên 5, 5 lên 6, 6 lên 7, 7 lên … trong vòng 3 tháng
  • Thành thạo đủ 4 kĩ năng nghe, nói, đọc, viết
  • Ứng dụng được vào đời sống hằng ngày

2. Lập danh sách công việc và sử dụng ma trận quản lí thời gian

Khi bạn đã đặt xong cho mình mục tiêu rồi. Giai đoạn tiếp theo bạn hãy lập danh sách các công việc để bạn thực hiện mục tiêu này và sử dụng thêm ma trận quản lí thời gian Eisenhower để xác định các bậc ưu tiên cho công việc. Đối với việc sắp xếp các cấp độ ưu tiên phải dựa vào tính chất quan trọng và khẩn cấp cho công việc. Sau đây sẽ là từng bậc cấp độ ưu tiên và cách thức giải quyết cho mỗi cấp độ:

Vừa quan trọng vừa khẩn cấp (ưu tiên cấp độ 1): Đây là những công việc khẩn cấp mà còn quan trọng đối với mình. Bắt buộc bạn phải lập kế hoạch, mục tiêu và thực hiện ngay lập tức.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng (ưu tiên cấp độ 2): Đây là những loại công việc chúng ta có thể làm ngay hoặc nhờ người khác.

Quan trọng nhưng không khẩn cấp (ưu tiên cấp độ 3): Đây là những công việc cần bạn lập một mục tiêu và kế hoạch cụ thể, đi từng bước một vững chắc để đi đến sự thành công của công việc đó.

Không quan trọng và không khẩn cấp (ưu tiên cuối cùng hoặc không cần đặt ưu tiên): Đây là những công việc vụn vặt và không có liên quan hay ảnh hưởng đến những kế hoạch, mục tiêu trong cuộc sống.

Ví dụ: Trong việc luyện chứng chỉ tiếng Anh Ielts của bạn, sau khi bạn đã xác định mục tiêu mình cần gì rồi giờ bạn phải lập ra danh sách các công việc tức những nhiệm vụ để mình hoàn thành mục tiêu đặt ra.

Danh sách các công việc luyện Ielts:

– Luyện kĩ năng nghe Ielts

  • Luyện kĩ năng đọc Ielts
  • Luyện kĩ năng viết Ielts
  • Luyện kĩ năng nói Ielts
  • Tìm môi trường và giao tiếp tiếng Anh ngoài thực tế
  • Xem và nghe các tài liệu tiếng Anh trên sách, báo, tạp chí, video và audio

Sau khi đã lập xong danh sách những công việc cần làm, tiếp theo các bạn sẽ sử dụng ma trận quản lí thời gian để đặt cấp độ ưu tiên cho từng công việc:

Công việc tôi xem vừa quan trọng và cũng khẩn cấp nên tôi đặt nó làm ưu tiên hàng đầu là luyện kĩ năng nghe Ielts. Vì kĩ năng nghe của tôi hiện giờ rất yếu và tôi phải lấy chứng chỉ Ielts càng sớm càng tốt nên tôi đặt nó lên làm ưu tiên số 1. Ưu tiên tiếp theo là luyện kĩ năng viết. Vì đây cũng là phần hơi yếu của tôi nên tôi xem đó quan trọng nhưng không khẩn cấp. Các cấp độ ưu tiên tiếp theo cho công việc này là luyện kĩ năng đọc và luyện kĩ năng nói. Cuối cùng là thực hiện đi tìm môi trường giao tiếp tiếng Anh bên ngoài thực tế và luyện thêm qua đọc sách, tạp chí,xem video, nghe audio. Trong đây hiện tại không có công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng và không khẩn cấp cũng không quan trọng vì những công việc này đều liên quan đến mục tiêu quan trọng và rất khẩn thiết để hoàn thành việc lấy được chứng chỉ Ielts.

3. Chuẩn bị nguồn tài nguyên

Đối với những công việc, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động mình vạch ra, bạn muốn hoàn thành nó một cách xuất sắc bạn hãy tìm kiếm những nguồn tài nguyên hỗ trợ bạn. Nó có thể là một nhân lực, vật lực và tài lực. Ngoài ra, việc chú ý đến thời gian thực hiện nó cũng là một trong những cách làm tăng hiệu suất làm việc của một người. Chính vì thế, đồng hồ để bàn, lab top, lịch hay những ứng dụng nhắc việc trên Smart Phone sẽ là những công cụ đắc lực trong việc quản lí thời gian làm việc của bạn.

Ví dụ: Để luyện tiếng Anh hiệu quả việc bạn cần chuẩn bị lúc này là tài liệu tiếng Anh, các bộ đề thi Ielts, video, audio, từ điển, sách báo tiếng Anh, kênh truyền hình tiếng Anh, các nhóm bạn học tiếng Anh, người nước ngoài  và kể cả phần mềm dịch best Translate.

Đối với việc tính thời gian, bạn hãy làm một đề Ielts và tự mình bấm thời gian theo quy định của một buổi thi này  để bạn trải nghiệm giống như mình đang thi thật.

4. Lập bảng kế hoạch

Sau khi chúng ta xác định mục tiêu đạt được, các công việc cần làm và chuẩn bị được nguồn lực cho công việc của mình giờ thì chúng ta sẽ lập một bảng kế hoạch để dễ theo dõi công việc mình nhé.

 

STT Thời gian Nội dung công việc Nguồn lực Ghi chú
1 Từ tháng 12-2021 đến tháng 3-2022 Luyện kĩ năng nghe tiếng Anh Video, file audio, bộ đề luyện kĩ năng nghe, tài liệuIelts Hoàn thành 3 tháng phải nghe  được là trên 5.0
2 *** *** *** ***

 

5. Theo dõi và đánh giá

Sau khi hoàn tất một công việc nào đó trong kế hoạch mình đã lập ra,  chúng ta nên xem lại thời gian mình đã thực hiện bao lâu và có đạt đúng mục tiêu của mình hay không. Từ đó, chúng ta viết ra một bảng đánh giá cá nhân của mình cho công việc gồm các phần ưu điểm, khuyết điểm và biện pháp khắc phục khuyết điểm để rút kinh nghiệm cho những công việc sau.

 

Vừa rồi bài viết đã cung cấp cho các bạn những bước hình thành nên kĩ năng quản lí thời gian. Mong rằng 2 bài viết đã giúp ích cho các bạn hiểu hơn về khái niệm thời gian và các bước hình thành nên việc quản lí thời gian hiệu quả cho bản thân mình.

 

Thành An

Phòng tư vấn và hỗ trợ người khiếm thị
Email/Facebook: tuvankhiemthi@gmail.com
SĐT: 0922931655
Fanpage:https://www.facebook.com/PhongTuVanVaHoTroNKT/
Website: https://newhappysun.org/en/home/

 

 

Từ khóa:

 

 

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.