Giao tiếp chuyên nghiệp qua email (p1)

Email là phương tiện đưa thư thay thế cho bồ câu, bưu tá lẫn những người bạn lém lỉnh những năm còn ngồi trên ghế nhà trường. Nó vừa nhanh, vừa tiện, vừa bảo mật và hiện nay còn là ấn tượng đầu của bạn trong bất kì công việc nào nữa.
Vậy làm sao để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng cũng như những người mình cần sự giúp đỡ qua email? Làm sao mình thật chuyên nghiệp trong cách giao tiếp qua email? Làm sao để viết một email gây được thiện cảm và không gây hiểu nhầm cho người đọc? Và vô vàn những câu hỏi liên quan đến giao tiếp qua email khác nữa? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời sau khi tham khảo hai bài viết về chủ đề: “Giao tiếp chuyên nghiệp qua email”.
Với những bạn khiếm thị, hầu hết có thể thao tác trên dao diện HTML cơ bản của gmail. Những dịch vụ email khác, các bạn có thể tìm hiểu thêm trên google về cách hiệu chỉnh một số thứ nhé. Trong khuân khổ bài viết, mình chỉ xin chia sẻ dịch vụ email đang thịnh hành nhất là Gmail của Google.
Bài viết được chia làm hai phần:
+ Phần 1: Những hiệu chỉnh quan trọng trong Gmail
+ phần 2: Cách lập một nội dung email đúng chuẩn

I. Thiết lập chung
1. Địa chỉ email
Cái đầu tiên “đập” vào mắt người nhận email của bạn là địa chỉ email. Vì vậy, không cần nói ai cũng biết tầm quan trọng của nó. Tuy nhiên nhiều bạn vẫn cứ giữ cho mình những địa chỉ email rất gà bông từ thời còn đi học hoặc mới lập email. Một số địa chỉ có thể kể đến như: bethodethuong@gmail.com (bé thỏ dễ thương), meoconcatinh95@gmail.com (mèo con cá tính)….. Những địa chỉ email như vậy khiến bạn trở nên trẻ con, thiếu chín chắn trong mắt người đọc. Như vậy bạn cần lập một địa chỉ email mới nhé.
Nếu tên bạn không bị trùng, bạn nên lấy tên bạn làm địa chỉ email luôn. Ví dụ: phamminhtrung@gmail.com (Phạm minh Trung). Hoặc nếu trùng, bạn có thể chèn thêm ngày tháng năm sinh hoặc một cụm từ viết tắt về chuyên ngành mình đang học (đang làm). Ví dụ: phamminhtrung304@gmail.com (Phạm minh Trung- sinh ngày 30/04), phamminhtrung.psy@gmail.com (Phạm Minh Trung – có liên quan đến Tâm lý học),… Bạn có thể dùng dấu . (dấu chấm) để ngăn cách những thứ bạn muốn.
Nếu muốn đồng bộ những dữ liệu (như danh bạ, tệp) trên email cũ, bạn có thể đồng bộ danh bạ qua email mới bằng cách xem tại link sau:
https://bit.ly/2S8I1ZZ
Vậy hãy giúp mình chuyên nghiệp và trưởng thành hơn bằng việc đổi lại địa chỉ email nhé.
2. Hoàn thiện profile
Profile (hồ sơ) là những thứ người nhận nhìn thấy khi mở email của bạn.
A. Tên
Khi mở email ra, trước khi người nhận thấy địa chỉ email, họ sẽ thấy tên bạn đứng ở trước địa chỉ email của bạn.
Vậy hãy đổi lại tên của bạn sao cho đúng với ngữ pháp (viết hoa đầu mỗi tiếng) nhé. Lưu ý phải có cả họ và tên. Nếu làm việc ở cả nước ngoài và Việt Nam, bạn sẽ đặt tên theo vùng mình công tác nhiều hơn trước, sau đó là đặt tên nơi mình ít công tác trong dấu ngoặc đơn nhé.
B. Ảnh đại diện
Không chỉ các mạng xã hội, những dịch vụ email (như gmail) cũng có nơi để bạn đặt ảnh đại diện. Việc đặt ảnh đại diện cũng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng với người nhận hơn, bởi rất ít người để ý tới công cụ này.
Tuy nhiên hãy đặt ảnh có liên quan tới chuyên ngành mà bạn đang học hoặc đang làm để người nhận có thể nhớ về bạn tốt hơn. Nếu không, bạn hãy đặt những hình với nụ cười rạng rỡ và có phần nghiêm túc nhé, tránh đặt các loại hình thiếu lịch sự, hình thẻ, hình quá nghiêm nghị trên khuôn mặt. Trên hết là nụ cười của bạn. Để đặt ảnh đại diện, bạn làm theo hướng dẫn của Google tại link sau:
https://support.google.com/mail/answer/35529?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=vi
Một nhà tuyển dụng đã nhận ra mình khi mình đang tìm đường đến văn phòng của họ vì họ đã từng nhìn thấy ảnh đại diện của mình trong profile. Đó là một kỉ niệm khó quên của mình.
C. Chữ kí
Có bao giờ đọc email của một người bất kì, và vì lí do nào đó mà bạn muốn liên hệ với người đó ngay lập tức luôn chưa? Tuy nhiên, bạn lại không có bất kì thông tin liên hệ nào của người đó, ngoại trừ email? Bạn không muốn mình trở nên như vậy chứ? Chẳng hạn bạn trúng tuyển nhưng vì rất gấp nên nơi đó không liên hệ với bạn được. Thế là cơ hội tuột khỏi tầm tay. Giải pháp cho bạn chính là chữ kí.
Mỗi khi bạn gửi email đi, mặc định phía bên dưới nội dung của bạn sẽ có chữ kí mà bạn đã cài đặt. Hãy bổ sung những thông tin cá nhân (như tên đầy đủ, nơi / ngành công tác, số điện thoại, địa chỉ Facebook),… vào phần chữ kí để người nhận liên lạc với bạn khi cần thiết nhé. Bạn có thể điều chỉnh (bỏ hoặc thêm) sao cho hợp lí.
Một lưu ý nhỏ: Nếu đưa địa chỉ mạng xã hội, bạn nên đính kèm link bên dưới. Link đó bạn nên rút gọn để được đẹp hơn. Công cụ rút gọn mình vẫn thường dùng là bitly.com. Để đặt chữ kí, bạn làm theo link hướng dẫn của google tại:
https://support.google.com/mail/answer/8395?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=vi&oco=0

Mong bạn sẽ thiết lập những thông tin trong email của mình để ngày một chỉn chu và chuyên nghiệp hơn. Kì tới là cách viết email. Hẹn gặp lại bạn.

(Phạm Minh Trung)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.