Giao tiếp chuyên nghiệp qua điện thoại (p1)

Giống như giao tiếp qua email, việc giao tiếp qua điện thoại nếu không đúng cách sẽ không những khiến bạn thiếu đi sự chuyên nghiệp, hoặc tệ hơn là gây hiểu lầm và mất thiện cảm trong mắt đối phương, mà còn nhiều người xung quanh bạn nữa. Vậy làm sao để có những cuộc điện thoại mang lại hiệu quả cao mà có thể để lại ấn tượng?
Trong loạt bài viết về giao tiếp qua điện thoại, mình xin chia sẻ đến các bạn hai phần: Đầu tiên là những kĩ năng khi giao tiếp qua điện thoại đối với người gọi và người nhận cuộc gọi, thứ hai là ứng sử với những tình huống bất ngờ.

I. Kĩ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người chủ động thực hiện cuộc gọi
1. Chọn thời điểm gọi
Bạn có khó chịu khi nhận cuộc gọi từ ai đó lúc nửa đêm, lúc đang ăn, đang tận hưởng giờ nghỉ trưa ít ỏi hay mới ngủ dậy không? Cảm giác của bạn cũng giống như rất nhiều người đó. Vì vậy, hãy lựa chọn thời điểm sao cho thật thích hợp để cuộc gọi không làm phiền tới người nghe nhé.
Đặc biệt, đối với một số người cũng sẽ có thời điểm họ không thể nghe máy được. Ví dụ: Giảng viên sẽ lên lớp vào ban ngày nên không thể nghe máy trong giờ hành chính, giờ tan tầm khoảng 4.30 đến 5.30 thì đang di chuyển trên đường nên cũng khó nghe máy.
Thời điểm được nhiều người gợi ý để có một cuộc gọi thoải mái giữa hai bên là sau 19.30 và trước 21.30 tối. Tuy nhiên nếu có việc gì đột suất quá cần giải quyết ngay trong ngày, bạn có thể nhắn tin với họ để hỏi họ về khoảng thời gian bạn có thể gọi hoặc nhờ họ gọi lại khi rảnh.
2. Gọi dồn dập
Khi nhìn thấy nhiều cuộc gọi nhỡ (>3) trong máy, bạn sẽ hình dung đây là một cuộc gọi quan trọng đúng không? Tuy nhiên, khi gọi lại, vấn đề đó đối với bạn lại không quan trọng như người gọi cho bạn nghĩ.
Vì vậy, khi gọi một lần mà người kia không bắt máy, bạn nên nhắn tin để thông báo cho người kia biết về mục đích của cuộc gọi đó. Ví dụ: Chào anh A, em là Bcó gọi cho anh để thông báo về học bổng mà anh ứng tuyển. Nếu tiện, anh liên hệ lại với em để trao đổi chi tiết hơn nhé. Cám ơn anh nhiều.
3. Giới thiệu
Khi gọi cho ai đó lần đầu, hoặc bạn nghĩ người kia có thể không lưu tên mình trong danh bạ, bạn nên chào họ và xác nhận lại thông tin về người kia một cách chính xác thông qua những câu hỏi cơ bản (như tên, vị trí công việc). Tránh để câu chuyện bắt đầu mà không biết mình có gọi đúng người hay không.
Tiếp theo, bạn hãy lịch sự giới thiệu về mình sao cho hợp lí với mục đích của cuộc gọi. VD: Khi gọi cho giảng viên để hỏi về môn học, bạn hãy giới thiệu về tên, thời gian và địa điểm học (một số trường hợp giảng viên dạy ở nhiều cơ sở) để người được bạn gọi có thể hình dung sơ lược về người đang gọi cho mình.
Cuối cùng là trình bày về mục đích cuộc gọi.
4. Tinh tế
Khi đối phương bắt máy, bạn hãy lắng nghe và nhận diện họ đang ở đâu để có thể biết nên tiếp tục cuộc gọi hay không nhé.
Ví dụ: Khi nghe tiếng còi xe ồn ào là họ đang ở ngoài đường, khi nghe tiếng giảng bài là họ đang ở lớp học, khi nghe dọng họ thì thầm là đang ở nơi vắng người,… và còn nhiều thứ khác nữa.
Lúc này, bạn hãy hỏi họ xem có thể dành ra khoảng thời gian nào đó (ví dụ như 2 phút) để trao đổi với bạn hay không. Vì chỉ nhận dạng bằng âm thanh nên có thể không chính xác tuyệt đối. Ví dụ: Đang ở ngoài đường nhưng được người khác chở.Tốt nhất là bạn hãy lịch sự và hỏi họ thử nhé.
Một tip nhỏ để tăng sự thiện cảm với người khác là bạn có thể hỏi về sức khỏe của họ nếu nghe dọng nói của họ có vẻ như đang không tốt cho lắm.
5. Thể hiện cảm xúc
Khi gọi điện, bạn cũng nên thể hiện những cảm xúc khi nghe người bên kia nói. Việc thể hiện cảm xúc khiến người nói cảm thấy mình được lắng nghe và họ hiểu người ở đầu dây bên kia vẫn đang nghe mình nói. Bạn có thể cười nhẹ, đáp lại bằng “ừ, vậy hả, rồi sao nữa? Ghê vậy luôn”,… Hay đại loại là một cảm xúc thích hợp có thể thể hiện bằng âm thanh.
6. Ghi chú
Đối với những cuộc gọi của công việc có tính chất quan trọng, bạn nên ghi chú và chốt lại những ý chính trong cuộc gọi. Tránh để hiểu nhầm và sót ý. Sau đó nếu cần, bạn cũng có thể nhắn tin một cách ngắn gọn để người kia nắm rõ về những gì có trong cuộc gọi.
7. Kết thúc cuộc gọi
Khi trò chuyện song, bạn nên để người kia bấm máy kết thúc trước, hoặc sau vài dây (có thể sau 3 dây) rồi bạn hẵng bấm máy kết thúc. Việc này vừa thể hiện sự tôn trọng với người nghe, và biết đâu được họ cần nói điều gì đó mới nhớ ra.

Trong bài viết này đã giới thiệu đến bạn những kĩ năng khi giao tiếp qua điện thoại khi bạn trong vai người gọi sao cho hiệu quả và để lại ấn tượng tốt trong mắt đối phương. Bài lần tới là những kĩ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn trong vai người nhận cuộc gọi. Mời bạn đón đọc nhé.
Chúc bạn có những cuộc gọi như ý.

(Phạm Minh Trung)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.