Giao tiếp chuyên nghiệp qua điện thoại (p2)

Khi chúng ta là người thực hiện cuộc gọi , chúng ta có thể chủ động về nhiều thứ (như địa điểm, thời gian). Nhưng nếu chúng ta là người nhận cuộc gọi từ người khác thì chúng ta đang rơi vào thế bị động. Chắc hẳn bạn đang nghĩ, nếu là người quen, mình chẳng cần một nguyên tắc nào cả. Tuy nhiên, ở bài viết trước, việc giao tiếp qua điện thoại, đôi lúc còn làm ảnh hưởng tới những người xung quanh nếu bạn bỏ lỡ những tip cần thiết dưới đây. Những tip này vừa làm bạn đẹp hơn trong mắt người cùng trò chuyện, vừa thể hiện bạn là một người văn minh trong mắt người chung quanh nữa đấy. Cùng tìm hiểu xem sao nha.

II. Kĩ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nhận cuộc gọi
1. Nhận cuộc gọi
Khi có cuộc gọi, bạn thường sẽ nhấc máy sau bao nhiêu hồi chuông? Nhiều chuyên gia về giao tiếp, họ sẽ khuyên bạn sau khoảng 2 đến 3 hồi chuông thì bạn sẽ bắt máy. Mỗi người sẽ có mỗi lí do khác nhau và lí do nào cũng có vẻ hợp lí.
Tuy nhiên với mình, việc bắt máy sau bao nhiêu hồi chuông là tùy thuộc vào người thực hiện cuộc gọi đó. Tất nhiên, nếu được thì đừng để họ đợi quá lâu.
Với bạn bè, bắt máy ngay cũng được. Nhưng những cuộc gọi mà bạn cho là quan trọng (công việc, một người quan trọng) thì việc bắt máy sau ba hồi chuông là có lí dọ của nó.
Trong ba hồi chuông đó, bạn sẽ làm những việc sau: Lấy giấy bút để ghi chú (nếu cần), xuy nghĩ trong đầu về câu nói đầu tiên mình nói với người đó (vd: một lời chào, một lời hỏi thăm sức khỏe), cuối cùng là hít thở thật sâu để lấy năng lượng cho câu nói đầu tiên. Tuy không nhìn thấy mặt nhau, nhưng qua dọng nói, người ở đầu dây bên kia có thể đoán bạn đang làm gì. Đoán đôi lúc cũng có hại nên tốt nhất là không nên để nó xẩy ra. Bạn sẽ thấy rất nhiều công việc trong ba hồi chuông đầu tiên đúng không? Tuy nhiên, nó sẽ không nhiều và rất đơn giản nếu bạn làm nó thường xuyên.
2. Địa điểm và thời gian nghe máy
Đôi lúc bạn sẽ nhận được những cuộc gọi ở thời điểm hoặc nơi mà mình không mong muốn. VD: Phòng họp, karaoke, thang máy. Lúc này, tùy vào trường hợp, bạn có thể sử lí một cách khéo léo nhé. Dưới đây là một số gợi ý:
– Nếu ở phòng hát: bạn có thể đi ra ngoài. Vì có bắt máy thì cả bạn lẫn đối phương sẽ không thể nghe thấy gì ở nhau.
– Nếu trong thang máy, bạn nên nói khẽ và dùng tay che miệng để nén bớt âm thanh, không gây phiền hà đến người bên trong.
– Nếu đang đi trên đường, bạn có thể dừng xe và tấp vào lề nơi có bóng cây để nhấc máy. Việc này vừa an toàn cho giao thông, vừa hạn chế được việc trộm cướp.
– Nếu không nghe máy được, bạn có thể nhắn tin mình đang bận và hẹn họ khoảng thời gian để họ gọi lại cho mình. Việc này nhằm tránh để họ gọi nhiều lần và lâu lâu cũng gặp người chưa có những kĩ năng giao tiếp qua điện thoại.
3. Cảnh báo
Khi nhận cuộc gọi, nếu máy bạn sắp hết pin hoặc chuẩn bị có việc gấp, sau lời chào, bạn có thể thông báo với họ về chuyện đó. Nếu thấy không thể từ chối người đang gọi đến, bạn nên tắt chuông và không ngắt máy giữa chừng. Việc này sẽ làm người kia có vẻ bực bội và có thể có xuy nghĩ bạn không tôn trọng người đó.
4. Tuân thủ nguyên tắc giao tiếp
Khi bạn là người nhận hay thực hiện cuộc gọi, trong lúc cuộc gọi xẩy ra đến khi kết thúc, chúng ta nên tuân thủ những nguyên tắc trong giao tiếp (như lắng nghe, đặt câu hỏi) và những kĩ năng giao tiếp qua điện thoại ở bài trước (như ngắt cuộc gọi) để những cuộc gọi không chỉ là cuộc gọi mà nó còn thể hiện chúng ta đẹp hơn trong mắt người khác nhé.

Chúc bạn sẽ có những cuộc gọi thú vị.
(Phạm Minh Trung)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.