Trong phần tiếp theo về giao tiếp chuyên nghiệp qua email, mình xin giới thiệu đến các bạn về cách viết một email sao cho thật thông minh và hiệu quả nhé.
II. Cách lập một nội dung email đúng chuẩn
1. NHỮNG THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRONG EMAIL
Đây là những thành phần cơ bản trong một email thông thường, ngoài ra trong thực tế sẽ có những hình thức email khác như quảng cáo, thông báo nội bộ.. .thì hình thức email có thể khác.
A. To: địa chỉ email của người nhận, thông thường là những người trực tiếp liên quan đến vấn đề được đề cập trong email. Đây là đối tượng chính cần nhận thông tin trong email, tùy vào người nhận là ai sẽ chi phối đến việc lựa chọn ngôn ngữ sử dụng trong toàn bộ email cho phù hợp.
VD: To: phamminhtrung@gmail.com khi cần gửi mail thông báo/yêu cầu trực tiếp cho Trung.
B. CC: cũng là email người nhận nhưng thông thường để những người nhận email tương tác hỗ trợ nhau trong công việc hay chỉ mang tính thông báo. Đây là những đối tượng phụ cần nhận thông tin. Những người có email trong CC và TO sẽ nhìn thấy email của nhau.
C. BCC: cũng là email người nhận nhưng người nhận email chỉ nhìn thấy được email của mình mà không thấy được email của những người khác cũng nằm trong list BCC. BCC ít khi sử dụng. Ví dụ cần sử dụng BCC: một số tình huống nhạy cảm hoặc gửi email thông báo rộng rãi trong nội bộ như email thông báo với sinh viên, trong BCC có email của giảng viên nhưng không muốn cho sinh viên biết để sinh viên trao đổi một cách thoải mái. * Lưu ý: Ngôn ngữ khi chọn lọc để giao tiếp tùy thuộc vào nhân vật chính tại mục TO nhé.
* Lưu ý:
+ To là một người thầy, các mục CC và BCC là ai đi nữa thì vẫn dùng ngôn ngữ giao tiếp với thầy nhé.
+ Để ngăn cách email, ta sẽ dùng dấu , (dấu phẩy). VD: abc@gmail.com,def@gmail.com
D. Subject (tiêu đề): mục đích CHÍNH của email: yêu cầu, thông báo, cần hỗ trợ. Phần này giúp người nhận biết được thông tin email sẽ trình bày hoặc dễ dàng tìm lại khi cần lọc những email liên quan đến chủ đề đó. Subject chỉ nên gói gọn trong 1 cụm từ hay 1 câu.
VD: Nộp bài kết thúc học phần môn Pháp luật đại Cương – Sinh viên Phạm Minh Trung
* Lưu ý: rất nhiều bạn bỏ qua phần này hoặc ghi toàn bộ nội dung email vào đây và tuyệt đối không chào hỏi trong phần tiêu đề.
E. Email body: toàn bộ nội dung cần trình bày liên quan đến chủ đề đã nêu trong subject (tiêu đề).
* Lưu ý:
– Email body nên bắt đầu bằng việc chào người nhận đã đề cập trong mục To: “ Chào”, “Hi”, “ Dear..”
– Nên giới thiệu bạn là ai khi bạn lần đầu viết mail cho người nhận hoặc địa chỉ email của bạn không rõ tên thật của bạn
– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng ý của bạn (do email là văn viết, phân biệt với văn nói thông thường).
– Hạn chế sử dụng nhiều font, size chữ khác nhau.
– Chỉ dùng dấu “!” trong trường hợp cần thiết, tránh gây khó chịu cho người đọc.
– Chú ý chính tả, hạn chế viết tắt.
– Phần kết email: cảm ơn/ chào người nhận nhưng chú ý lựa chọn từ ngữ danh xưng phù hợp. Tuyệt đối không được bỏ trống phần này.
– Đọc lại một lần nữa và kiểm tra ngữ pháp, lỗi chính tả. Phần này cũng bắt buộc, nếu không là đổ sông đổ biển. Các bạn có thể soạn email trước trên một trình soạn thảo nào đó (Office, wordpad) để tránh trường hợp ấn nhầm nút gửi. Điều này cũng sẽ có lợi nếu các bạn soạn những email dài nhưng có việc gấp cần giải quyết và cần lưu lại.
2. SỰ KHÁC NHAU GIỮA “REPLY” VÀ “REPLY ALL”
Reply (trả lời): chỉ trả lời riêng cho người gửi. VD: Email cám ơn, email xác nhận đã nhận được thông báo.
Reply all (trả lời tất cả): trả lời cho toàn bộ mọi người có trong danh sách CC. Chỉ sử dụng khi tất cả mọi người trong CC list cần biết nội dung bạn đề cập.
3. NHỮNG NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG EMAIL
– Tiêu đề rõ ràng, súc tích. Một tiêu đề nêu rõ mục đích gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email. Bạn hãy tránh những trường hợp không có tiêu đề hay tiêu đề lan man.
– Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp. Việc tạo một địa chỉ email cũng rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Tránh những địa chỉ “sến xẩm”, bốc đồng làm cho người khác cảm giác bạn là một người thiếu chuyên nghiệp.
– Suy nghĩ trước khi sử dụng “Reply all”. Không ai muốn phải đọc email tới từ 20 người mà không hề liên quan gì với mình cả do email đã chuyển tiếp giữa nhiều người. Vì thế hãy cân nhắc khi nhấn Reply All trừ khi bạn nghĩ mọi người trong danh sách cần biết được thông tin này.
– Dùng lời chào một cách chuyên nghiệp.
– Không tùy tiện dùng dấu ! (chấm than)
– Hãy cẩn thận với sự hài hước. Sự hài hước có thể mất đi khi không có sự nhấn nhá trong giọng nói hay minh họa bởi cử chỉ. Vì thế trong giao tiếp email một cách chuyên nghiệp, bạn nên gạt bỏ yếu tố gây cười ra một bên trừ khi bạn hiểu rõ được người nhận. Đôi khi bạn cho rằng một vài câu viết gây cười với mình nhưng điều đó chưa chắc đúng với người khác.
– Tìm hiểu văn hóa của người nhận. Việc giao tiếp không thành công có thể dễ dàng xảy ra giữa những nền văn hóa khác nhau, đặc biệt đối với các tiêu chuẩn trong viết thư khi mà người khác không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của bạn.
– Đọc và sửa email trước khi gửi đi.
Bạn hãy xem đi xem lại bài này thêm ít nhất hai lần nữa để nắm vững những thủ thuật trong cách sử dụng email nhé.
Chúc bạn sẽ có những email chuyên nghiệp hơn trong tương lai.
(Phạm Minh Trung)
Trả lời